19/09/2022

Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức - Hành chính

PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

I. Các thành viên thuộc Phòng TC – HC

          1. ThS. Trương Thị Kim – Trưởng phòng

          2. Ông Tô Nhật Duy – Nhân viên

          3. Bà Nguyễn Tuyết Nghi – Nhân viên

          4. Bà Trần Thị Anh Thư – Nhân viên

          5. Bà Võ Nguyễn Diệu Thuần – Nhân viên

II. Nội dung công việc của Phòng TC – HC được Bệnh viện phân công nhiệm vụ:

1. Chức năng

           Phòng Tổ chức – Hành chính của Bệnh viện Đại học Nam Cần Thơ là phòng nghiệp vụ, có chức năng giúp việc, tham mưu và  chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Bệnh viện về kết quả của công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, pháp chế và lao động – tiền lương, công tác hành chính, văn thư; công tác tổ chức sự kiện; công tác tổng hợp theo quy định, quy chế của Bệnh viện.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Tổ chức nhân sự:

- Nghiên cứu, tham mưu việc xây dựng bộ máy và đội ngũ làm việc phù hợp tình hình phát triển của Bệnh viện theo từng giai đoạn;

- Đề xuất, xây dựng kế hoạch tổ chức và tuyển dụng nhân sự; bồi dưỡng và sử dụng, bố trí đội ngũ CB-NV, bổ nhiệm, điều chuyển công tác;

- Là thường trực Hội đồng tuyển dụng, xét lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, kỷ luật CB-NV;

- Theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động ở các đơn vị thuộc Bệnh viện;

- Đăng ký sử dụng lao động, đăng ký các chế độ bảo hiểm cho người lao động;

- Quan hệ lao động, quản lý chế độ tiền lương, tiền công và các chế độ chính sách đối với CB-NV;

- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội, làm công tác thống kê, lưu trữ, bổ sung;

- Phối họp với các phòng, khoa chịu trách nhiệm chính trong công tác.

2.2. Công tác Hành chính:

          - Tổ chức, quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ theo quy định;

         - Soạn thảo, lưu trữ và phát hành văn bản; Tiếp nhận, phân loại các thông tin đến và đi, xử lý sơ bộ, trình các cấp có thẩm quyền xử lý thông tin và văn bản nhanh chóng, kịp thời. Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản của tất cả các đơn vị trong toàn Bệnh viện trước khi trình lãnh đạo ký và ban hành;

       - Là thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Bệnh viện. Tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng; theo dõi, đề xuất việc thi đua khen thưởng trong toàn Bệnh viện, chuẩn bị hồ sơ, thủ tục liên quan về thi đua khen thưởng trình cấp trên;

         - Quản lý chặt chẽ, an toàn các con dấu, hồ sơ lưu trữ theo quy định;

         - Soạn thảo nội dung họp giao ban;

         - Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất, sơ kết, tổng kết liên quan đến hoạt động của toàn Bệnh viện;

         - Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, điều phối phòng họp; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Bệnh viện;

2.3. Công tác truyền thông

        - Phát triển kênh truyền thông trên Internet: website, facebook và diễn đàn,... giúp quảng bá thương hiệu của Bệnh viện; Tổ chức các sự kiện quảng bá tuyên truyền của Bệnh viện trên kênh truyền thông; Thực hiện công tác Truyền thông của Bệnh viện theo kế hoạch năm cũng như các sự kiện đột xuất diễn ra tại Bệnh viện.

        - Quản lý, kiểm soát các thông tin, hoạt động ảnh hưởng thương hiệu, hình ảnh của Bệnh viện.

2.4. Công việc khác

        - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và thống kê báo cáo của phòng phục vụ công tác quản lý và lưu trữ các dữ liệu tại phòng Chủ tịch Hội đồng quản trị.

2.5. Thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc phân công.

III. Phân công nhiệm vụ cụ thể từng cá nhân thuộc đơn vị 

STT

HỌ TÊN

NHIỆM VỤ

1

Trương Thị Kim

  • Phụ trách chung tất cả các công tác của phòng: tổ chức, công tác hành chính, quan hệ đối ngoại và đối nội các đơn vị trong Bệnh viện, chịu trách nhiệm với Chủ tịch HĐQT, Ban Giám đốc.
  • Tham gia công tác xây dựng cơ bản; Công tác Thi đua – Khen thưởng.
  • Quản lý tài khoản, quản trị website, facebook, zalo,....
  • Thực hiện thủ tục đầu tư các dự án thuộc Bệnh viện theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.
  • Quản lý các con dấu của Bệnh viện.
  • Tham mưu dự thảo các quy chế, quy định, thông báo, báo cáo và theo dõi tình hình hoạt động của Bệnh viện.

2

Tô Nhật Duy

  • Theo dõi, quản lý tài sản, thiết bị chung của Phòng Tổ chức – Hành chính.
  • Phối hợp tổ chức thực hiện các sự kiện của Bệnh viện.
  • Quản trị, post bài các kênh thông tin của Bệnh viện như website, facebokk, zalo,....
  • Thực hiện công việc đăng ký sử dụng lao động, đăng ký BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đúng quy định;
  • Theo dõi chấm công CB-NV làm ngoài giờ, trực tăng ca,… hàng tháng tổng hợp gửi phòng Tài chính – Kế toán tính lương, thưởng theo quy định của Bệnh viện.
  • Soạn thảo biên bản sau các của họp của HĐQT.
  • Tiếp nhận chỉ đạo từ Ban Giám đốc.
  • Thực hiện đóng dấu văn bản của Bệnh viện theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
  • Thực hiện các thủ tục khác theo sự chỉ đạo của Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính.

3

Nguyễn Tuyết Nghi

  • Soạn thảo văn bản của Chủ tịch HĐQT và BGĐ; Soạn thảo các văn bản của Phòng Tổ chức – Hành Chính phát hành. Phối hợp thực hiện dự thảo các quy chế, quy định và ban hành các quyết định của lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo phòng khi có yêu cầu.
  • Phối hợp tổ chức thực hiện các sự kiện của Bệnh viện.
  • Quản lý hồ sơ CB-NV cập nhật, theo dõi số lượng nhân viên,… Nhận hồ sơ mới, làm thanh toán theo quy định.
  • Tiếp nhận và quản lý hồ sơ xin việc, danh sách tuyển dụng, nhân sự nghỉ việc.
  • Soạn thảo, lưu trữ hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động chính thức.
  • Làm tờ trình lương hàng tháng.
  • Theo dõi và thực hiện nhiệm vụ công tác Thi đua – Khen thưởng.
  • Thực hiện đóng dấu văn bản của Bệnh viện theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
  • Thực hiện các thủ tục khác theo sự chỉ đạo của Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính.

4

Trần Thị Anh Thư

  • Soạn thảo văn bản của Chủ tịch HĐQT và BGĐ; Soạn thảo các văn bản của Phòng Tổ chức – Hành chính phát hành. Phối hợp thực hiện dự thảo các quy chế, quy định và ban hành các quyết định của lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo phòng khi có yêu cầu.
  • Tiếp nhận công văn đến và lưu trữ, báo cáo Lãnh đạo phòng, Ban Giám đốc.
  • Quản trị và post bài viết lên website, facebook, zalo Bệnh viện.
  • Quản lý ngày phép của CB-NV, thống kê và cập nhật danh sách.
  • Quản lý điện thoại Phòng TC – HC.
  • Soạn thảo biên bản họp với Ban Giám đốc (nếu có).
  • Tiếp nhận (là đầu mối trao đổi công văn với các đơn vị phòng/ban/khoa).
  • Văn thư Phòng TC – HC.
  • Phối hợp tổ chức thực hiện các sự kiện của Bệnh viện.
  • Kiểm tra, báo cáo việc trình ký, phát hành văn bản.
  • Thực hiện đóng dấu văn bản của Bệnh viện theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
  • Thực hiện các thủ tục khác theo sự chỉ đạo của Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính.

5

Võ Nguyễn Diệu Thuần

  • Soạn thảo văn bản của Chủ tịch HĐQT và BGĐ; Soạn thảo các văn bản của Phòng Tổ chức – Hành chính phát hành. Phối hợp thực hiện dự thảo các quy chế, quy định và ban hành các quyết định của lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo phòng khi có yêu cầu.
  • Phối hợp tổ chức thực hiện các sự kiện của Bệnh viện.
  • Hỗ trợ công tác băn thư.
  • Hỗ trợ tiếp nhận công văn đến và lưu trữ.
  • Quản lý công văn đi và lưu trữ tại Phòng TC – HC.
  • Quản lý điện thoại Phòng TC – HC.
  • Soạn thảo nội dung họp giao ban hàng tuần với Chủ tịch Hội đồng quản trị.
  • Quản lý và lưu trữ văn thư; sao chép, phát hành văn bản; ký giao nhận thư từ, văn bản.
  • Kiểm tra, báo cáo việc trình ký, phát hành văn bản.
  • Thực hiện đóng dấu văn bản của Bệnh viện theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
  • Thực hiện các thủ tục khác theo sự chỉ đạo của Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính.

 

           - Các thành viên của Phòng Tổ chức – Hành chính trên đây phải làm đúng theo nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT và BGĐ phân công. Trường hợp không thực hiện đúng theo sự phân công, hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT và BGĐ. Trường hợp không thực hiện đúng các chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viên giao thì các thành viên trên có thể được đánh giá là không hoàn thành nhiệm vụ. Trường hợp nhẹ có thể chuyển đổi đơn vị khác, không khen thưởng lương tháng 13, không được đề nghị các Danh hiệu Thi đua khen thưởng, không tăng lương. Trường hợp nặng thì Bệnh viện chấm dứt HĐLĐ.

Lưu ý:

+   Trường hợp nhẹ: Không làm đúng chức năng, nhiệm vụ đã phân công, không hoàn thành công việc…

+ Trường hợp nặng: Thực hiện sai quy định của Bộ Y tế, Chủ tịch HĐQT và BGĐ, gây ảnh hưởng uy tín Bệnh viện, bị khiển trách bằng văn bản, không thực hiện theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và BGĐ

             - Vào cuối năm, Bệnh viện tổ chức họp để đánh giá công tác Phòng Tổ chức – Hành chính có hoàn thành nhiệm vụ hay không và sẽ lập bảng phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân vào năm tiếp theo.

           - Biên bản này là nội dung phân công nhiệm vụ của Phòng Tổ chức – Hành chính được Chủ tịch HĐQT và BGĐ phê duyệt thông qua được lập thành nhiều bản, có giá trị pháp lý ngang nhau. Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức – Hành chính được giữ 01 bản. Biên bản này được áp dụng ngay sau khi ký thông qua biên bản này.

Facebook youtube zalo
COPYRIGHT © 2022 NAM CAN THO UNIVERSITY MEDICAL CENTER. ALL RIGHT